Penyimpanan Arsip Dengan Sistem Abjad

A.      Pengertian Sistem Abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/badan/organisasi. Nama orang/badan/organisasi tersebut disusun berdasarkan urutan abjad.

Sistem ini merupakan dasar dari sistem penyimpanan yang lain. Sistem abjad adalah sistem yang tertua, langsung, dan yang paling banyak digunakan. Disebut sistem langsung (direct filing system) karena dapat langsung mencari arsip tanpa menggunakan kartu indeks. Sistem ini juga sederhana dan mudah karena pada umumnya orang mempunyai kecenderungan lebih mudah mengingat nama orang/badan organisasi dibandingan dengan nomor atau angka.

Sistem abjad umumnya dipilih sebagai sistem penyimpanan arsip, karena:

1.         Nama lebih mudah diingat oleh siapapun

2.         Petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama

3.         Dokumen sering dicari dan diminta melalui nama

4.         Jumlah langganan yang berkomunikasi banyak

Keuntungan dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1.         Dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu

2.         Surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map

3.         Mudah dikerjakan dan cepat ditemukan

4.         Mudah diterapkan

Kerugian dari pemakaian sistem abjad antara lain:

1.         Pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya

2.         Surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya, akan terletak terpisah dalam penyimpanannya

3.         Harus mempergunakan peraturan mengindeks

4.         Banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti, karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan

1.      Peraturan Mengindeks

Penyimpanan pada sistem abjad, seseorang haruslah mengetahui peraturan mengindeks, baik itu nama orang/badan/organisasi, karena penyimpanan ini didasarkan pada nama-nama tersebut.

Dalam penyimpanan sistem abjad, pengelompokan arsip disusun berdasarkan  nama orang/badan/organisasi. Sedangkan indeks adalah sarana penemuan kembali arsip dengan cara mengidentifikasi naskah/berkas melalui penunjukan suatu benda pengenal, yang dapat membedakan arsip tersebut dengan yang lainnya.Dalam mengindeks nama orang/badan/organisasi, ada beberapa peraturan mengindeks yang sudah menjadi ketentuan yang berlaku secara universal dalam bidang administrasi kearsipan.

Soedarmayanti (dalam Suputra, 2009:127) mengemukakan peraturan mengindeks dapat digolongkan ke dalam empat kategori yaitu:

1.      Indeks nama badan pemerintahan atau swasta

2.      Indeks nama organisasi atau badan sosial dan lainnya

3.      Indeks nama tempat atau wilayah

4.      Indeks nama orang dapat digolongkan menjadi:

a.       Nama yang memakai nama keluarga

b.      Nama yang memakai nama marga

c.       Nama yang memakai nama baptis

2.      Daftar Klasifikasi Abjad

Daftar klasifikasi dalam sistem abjad dapat diartikan sebagai pengelompokan arsip berdasarkan nama orang/badan/organisasi, secara sistematis dan logis, serta disusun berjenjang dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Nama terdiri dari beberapa macam, antara lain:

a.         Nama perorangan

b.        Nama perusahaan

c.         Instansi pemerintah

d.        Nama organisasi dan perhimpunan

Setelah nama diindeks, kemudian surat-surat diklasifikasikan berdasarkan abjad mulai dari A sampai Z, tetapi bila terdapat sejumlah nama yang sama maka penyusunan dilakukan berdasarkan huruf kedua, ketiga, dan seterusnya.

Berikut contoh susunan klasifikasi abjad

A, B, C, ............................................................... Z

Aa, Ab, Ac, .........................................................  Az

Aba, Abb, Abc, ...................................................  Abz

Aca, Acb, Acc, ...................................................  Acz

Ba, Bb, Bc, .........................................................  Bz

Baa, Bbb, Bcc .....................................................  Bzz

B.       Alat Bantu Sistem Abjad

Pada dasarnya semua jenis perlengkapan arsip dapat digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan penyimpanan sistem abjad. Dalam hal ini penggunaan alat kearsipan yang digunakan, lebih ditekankan untuk alat-alat yang paling sering digunakan di semua kantor, khususnya untuk menyimpan arsip-arsip aktif. Alat bantu yang digunakan dalam penyimpanan arsip menggunakan sistem abjad sebagai berikut:

1.      Filing Cabinet

Laci filing cabinet dapat menampung surat sekitar 3500-4000 lembar. Jadi penggunaan filing cabinet dapat disesuaikan dengan banyaknya arsip yang ada di kantor. Paling tidak 1 filing cabinet harus disediakan jika arsip tidak banyak. Laci tersebut diberi kode A-Z. Akan tetapi, jika arsip dalam jumlah yang banyak, bisa saja 1 laci hanya untuk satu kode huruf. Jadi dibutuhkan sebanyak 26 laci.

2.      Guide

Guide sebagai pembatas antara kelompok arsip yang satu dengan yang lainnya. Sebanyak 26 guide juga harus disediakan dan diberi kode A-Z

3.      Hanging Folder

Untuk menyimpan surat dalam filing cabinet, surat terlebih dahulu harus dimasukkan kedalam hanging folder. Jumlahnya dapat disesuaikan dengan kebutuhan. Hanging folder ditempatkan dibelakang guide. Misalnya jika ditempatkan dibelakang guide A, hanging folder diberi kode Aa, Ab, Ac, dan seterusnya.

4.      Alat Sortir

Untuk memudahkan dalam menyortir arsip, diperlukan alat sortir yang memadai yaitu 26 kotak yang disediakan.

C.    Cara Menyimpan Arsip dengan Sistem Abjad

Langkah-langkah/prosedur penyimpanan arsip pada sistem abjad adalah sebagai berikut:

1.      Memeriksa surat/berkas

Sebelum surat disimpan, terlebih dahulu petugas memeriksa surat/arsip yang akan disimpan. Apakah arsip tersebut sudah boleh disimpan, ataukah sebenarnya surat tersebut masih belum selesai prosesnya. Untuk mengetahui apakah surat sudah boleh disimpan atau belum, dapat dilihat pada surat tersebut apakah terdapat tanda-tanda perintah penyimpanan atau tidak (release mark), seperti tanda “file”, “simpan”, “dep” (deponeren atau simpan). Tetapi jika tidak terdapat tanda-tanda tersebut dan petugas ragu, maka sebaiknya menanyakan langsung kepada pimpinan, atau orang yang berkepentingan terhadap surat tersebut. Setelah yakin surat sudah boleh disimpan, maka lakukan langkah berikutnya.

2.         Mengindeks surat/berkas

Surat dibaca, kemudian ditetapkan indeksnya. Jika surat masuk, maka yang diindeks adalah nama pengirim surat.Jika surat keluar maka yang diindeks adalah nama tujuan. Jika kesulitan menetapkan indeks dapat dilihat pada buku panduan mengindeks yang sudah ditetapkanoleh perusahaan atau dapat ditanyakan pada pimpinan. Oleh karena itu, petugas kearsipan haruslah menguasai benar tentang peraturan mengindeks demi kemudahan atau kecepatan dalam bekerja.

Arsiparis menyimpan surat-surat dengan menggunakan sistem abjad di filing cabinet.Berikut contoh nama-nama pengirim surat yang masuk dan surat keluar dalam sebuah perusahaan yang hendak diarsipkan.

a.         Surat dari Drs. Januar abidin

b.         Surat untuk Irdan Batubara

c.         Surat dari Irdan Romula Batubara

d.        Surat untuk Irfan Batubara

e.         Surat dari PT Bumi Sentosa

f.          Surat dari Apotek Cempaka

g.         Surat untuk Rumah Makan Angkasa

h.         Surat dari Radio Delta Mas FM

i.           Surat dari Deliawati

j.           Surat dari Adi Nugroho Afiudin

Setelah arsiparis mengindeks surat-surat tersebut diatas, maka hasil yang akan didapat adalah:

a.         Abidin, Januar, Drs

b.         Batubara, Irdan

c.         Batubara, Irdan Romula

d.        Batubara, Irfan

e.         Bumi Sentosa, PT

f.          Cempaka, Apotek

g.         Angkasa, Rumah Makan

h.         Delta Mas FM, Radio

i.           Deliawati

j.           Afiudin, Adi Nugroho

3.         Mengkode surat/berkas

Kode surat didapat setelah mengetahui indeks. Kode abjad siambil dari dua huruf pertama pada unit pertama nama yang telah diindeks. Tulislah kode pada surat/arsipnya. Untuk penyimpanan secara vertikal, kode ditulis dipojok kanan bawah. Sedangkan jika penyimpanan secara horizontal, kode ditulis di pojok kanan atas. Penulisan kode sebaiknya menggunakan pensil, hal ini bertujuan apabila sewaktu-waktu arsip tersebut dipinjam dan akan difotokopi, maka kode tersebut dapat dihapus sementara, untuk kemudian ditulis lagi jika akan disimpan kembali. Dengan adanya kode memudahkan petugas untuk menyimpan surat dan mengembalikan surat pada tempat semula.

Contoh mengkode surat berdasarkan surat yang telah diindeks yang tercatat dalam contoh di subbab sebelumnya.

a.         Ab

b.         Ba

c.         Ba

d.        Ba

e.         Bu

f.          Ce

g.         An

h.         De

i.           De

j.           Af

4.     Menyortir surat

Menyortir surat adalah mengelompokkan surat-surat yang mempunyai kode yang sama menjadi satu, sehingga apabila akan ditempatkan pada tempat penyimpanan tidak perlu mondar-mandir. Menyortir dilakukan apabila jumlah surat yang akan ditempatkan pada saat yang bersamaan dalam jumlah banyak. Jadi surat yang mempunyai kode sama/sejenis dikelompokkan menjadi satu. Hasil pengelompokkan surat-surat pada contoh sebelumnya sebagai berikut:

Kelompok A: Surat No. 1, 7, dan 10

Kelompok B: Surat no. 2, 3, 4, dan 5

Kelompok C: Surat no. 6

Kelompok D: Surat no 8 dan 9

5.         Menempatkan surat/berkas

Langkah terakhir dari proses penyimpanan adalah menempatkan arsip pada tempatnya. Tentukan arsip sesuai dengan kode yang telah ditetapkan.  Contoh: surat yang telah diberi kode diatas akan ditempatkan pada laci filing cabinet, dengan memperhatikan antara kode surat dan kode pada laci, guide, dan folder.

Surat kelompok A ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode A,didalam hanging folder berkode Ab (Surat 1), Af (Surat 10), dan An (Surat 7).

Surat kelompok B ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode B, di dalam hanging folder berkode Ba (Surat 2, 3, dan 4), Bu (Surat 5)

Surat kelompok C ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode C, di dalam hanging folder berkode Ce (Surat 6).

Surat kelompok D ditempatkan pada laci yang berkode A-D, dibelakang guide berkode D, di dalam hanging folder berkode De (Surat 8 dan 9)

D.       Prosedur Penemuan Kembali Arsip

Surat yang telah disimpan, pada suatu saat dapat dicari kembali. Keberhasilan dari kegiatan kearsipan adalah apabila arsip yang dicari dapat ditemukan dalam waktu yang cepat. Hal penting yang harus diingat adalah petugas harus melakukan pencatatan peminjaman. Ini sangat penting dilakukan karena sering kali kehilangan arsip disebabkan karena peminjaman yang tidak tertib, artinya peminjaman tidak dicatat. Kehilangan arsip berarti kehilangan informasi.

Prosedur penemuan kembali arsip dengan menggunakan sistem abjad sebagai berikut:

1.         Menentukan judul surat

Petugas harus mengetahui judul dari arsip yang dicari, yaitu nama pengirim (jika surat masuk) atau nama yang dituju (surat keluar).

2.         Menentukan indeks

Judul surat kemudian diindeks berdasarkan peraturan mengindeks nama orang/badan/organisasi.

3.         Menentukan kode/surat

Nama yang sudah diindeks kemudian ditentukan kode suratnya, sebagai pedoman/alat bantu untuk mencari arsip.

4.         Mencari arsip di tempat penyimpanan

Arsip dicari ditempat penyimpanan berdasarkan kode surat.

5.         Mengambil arsip

Jika arsip tersebut adalah benar arsip yang dicari, ambillah arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip

6.         Memberikan arsip kepada peminjam

Arsip selanjutnya diberikan kepada peminjam disertai lembar pinjam arsip (lembar 2) untuk mengingatkan kepada peminjam, kapan arsip tersebut harus dikembalikan

7.         Menyimpan lembar pinjam arsip (lembar 3) pada tickler file

Lembar pinjam arsip disimpan pada tickler file sebagai alat kontrol petugas arsip terhadap arsip-arsip yang dipinjam.